روش های بایگانی اسناد و مدارک
بایگانی فرایندی است که به افراد و سازمان ها در سازماندهی و دسته بندی و نگهداری اسناد مرتبط کمک می‌کند. بایگانی اسناد به دو روش فیزیکی و دیجیتالی قابل انجام است. در ادامه همراه ما باشید تا با مزایا و معایب هرکدام از روش های بایگانی اسناد و مدارک آشنا شوید و در نهایت تصمیم بگیرید با کدام روش بایگانی، مدارک خود را دسته بندی و نگهداری کنید.
بایگانی اسناد به صورت فیزیکی
بایگانی اسناد به صورت فیزیکی شامل نگهداری و ذخیره‌سازی اسناد و مدارک در قالب فیزیکی مانند کاغذ، پرونده‌ها، فاکتورها و … است . در این روش، برخی لوازم و تجهیزات ضروری برای بایگانی اسناد نیاز داریم تا اسناد و مدارک مرتبط را دسته بندی کنیم و در هنگام رجوع به آنها دچار سردرگمی نشویم. ابزارهای بایگانی شامل محصولات متنوعی هستند که هستند که با ویژگی ها و امکانات خاص خود، هرکدام ویژگی‌های خاص خود را دارند و بسته به نیاز سازمان محصول مورد نظر خریداری و استفاده می‌گردد که این محصولات شامل زونکن، کلاسور، جعبه بایگانی مدارک، پوشه، اکسپندینگ فایل، پاکت، کلربوک (کلیربوک)، پوشه آویزدار، کلیپ فایل، پوشه دکمه دار و … است. آنها باید جنسی مقاوم داشته و در برابر رطوبت از مدارک و اسناد به خوبی نگهداری کنند.
جعبه بایگانی مدارک: جعبه‌های بایگانی یکی از پرکاربردترین ملزومات اداری هستند. آنها باید از جنس با کیفیتی باشند که از خطراتی مانند رطوبت، آفت حشرات و تغییرات دما و رطوبت در محیط محافظت کنند. جعبه های بایگانی در سایز های مختلف تولید می‌شوند که مدل جعبه بایگانی رو میزی بسیار کاربردی است.
زونکن و کلاسور: زونکن‌ها و کلاسور ها در سایز و طرح و رنگ های متفاوت تولید شده تا مشتریان محصول مورد نظر خود را راحت تر خریداری کنند. تنها تفاوت اصلی زونکن و کلاسور در تعداد برگه هاییست که بایگانی و نگهداری می‌کنند.
انواع پوشه: برای بایگانی اسناد و مدارک انواع مختلفی از پوشه قابل استفاده هستند برای مثال در زمانی که به عنوان دسته بندی فایل ها آنها را در کشو میز قرار می‌دهید بهترین محصول پوشه های آویز دار هستند که دسترسی به هر بخش از مدارک را بسیار راحت تر می‌کنند. پوشه های کیسه ای می توانند داخل محصولات بایگانی نظیر زونکن و کلاسور، مورد استفاده قرار بگیرند تا بدون سوراخ کردن برگه های اسناد و مدارکتان، انها را در زونکن یا کلاسور قرار دهید. پوشه های دکمه دار هم در سایز های مختلف کوچک و بزرگ تولید می‌شوند که برای نگهداری اسناد مورد استفاده می‌گیرند.
کلربوک یا کلیر بوک: برای نگهداری اسنادی که لازم باشد در مواقعی، آنها را به راحتی به نمایش بگذارید مانند کاتالوگ محصولات کلربوک را پیشنهاد می‌کنیم. کلر بوکها از 10 برگ تا 60 برگ موجود هستند.
برچسب‌ها و نشانگرها: استفاده از برچسب‌ها و نشانگرها بر روی پرونده‌ها و جعبه‌ها امکان دسته‌بندی و شناسایی سریع‌تر اسناد را فراهم می‌کند. این برچسب‌ها باید شامل اطلاعاتی نظیر نام، تاریخ و شماره پرونده و موارد مهم دیگر باشند.
نکات مهم هنگام بایگانی مدارک به صورت فیزیکی
مکان مناسب: برای نگهداری اسناد فیزیکی، باید یک مکان مناسب انتخاب شود که از نور مستقیم آفتاب، رطوبت اضافی و آسیب‌های محیطی دیگر محافظت کند. همچنین اسناد و مدارک بایدی در جای امنی قرار گیرند.
دسته‌بندی مناسب: اسناد باید به طور منظم و دسته‌بندی شده در پرونده‌ها قرار گیرند تا جستجو و دسترسی به آنها راحت‌تر باشد. در صورت استفاده از این روش بایگانی مرتبا باید حواستان به برگه ها و مدارک روی میزتان باشد.
کیفیت چاپ: در صورت استفاده از پرینتر برای چاپ اسناد، لازم است کیفیت چاپ بالا باشد و از پرینترهای با کیفیت استفاده کنید همچنین همیشه مخزن جوهر پرینتر را چک کنید.
محافظت در برابر آفت‌ها: استفاده از محافظان ضدآفت و سیستم‌های کنترل رطوبت و دما، به حفظ اسناد در برابر خطرات محیطی کمک می‌کند. این اقدامات می‌توانند از خراب شدن و تجزیه و تحلیل اسناد کاغذی به مرور زمان جلوگیری کند.
نگهداری منظم: اسناد باید به صورت منظم و مرتب در پرونده‌ها قرار گیرند. حفظ ترتیب و سازماندهی دقیق باعث آسانی در جستجو، دسترسی و بازیابی اسناد خواهد شد.
تهیه نسخه پشتیبان: برای حفاظت از اسناد، توصیه می‌شود که کپی پشتیبان از آنها تهیه شود. این کپی می‌تواند در محل جداگانه‌ای نگهداری شود و یا به صورت دیجیتالی در سیستم های کامپیوتری ذخیره شود.
به همین منظور در ادامه با روش بایگانی اسناد به صورت دیجیتال آشنا می‌شویم و به مزایای کار با اسناد دیجیتالی اشاره می‌کنیم.
بایگانی اسناد به صورت دیجیتال
بایگانی اسناد به صورت دیجیتال شامل تبدیل اسناد فیزیکی به قالب الکترونیکی و ذخیره و مدیریت آنها در پایگاه داده‌ها و سیستم‌های رایانه‌ای است. روش‌های مختلفی برای بایگانی اسناد به صورت دیجیتال وجود دارد:
اسکن مدارک: با استفاده از دستگاه‌های اسکنر، مدارک فیزیکی به تصاویر دیجیتال تبدیل می‌شوند. این تصاویر می‌توانند در قالب فایل‌های PDF یا تصاویر رقمی باشند. این روش یکی از راحت ترین روش های تبدیل اسناد فیزیکی به دیجیتالی است و هم می‌توان به عنوان یک نسخه پشتیبان در بسیاری از مواقع بسیار کاربردی باشد.
سیستم های مدیریت اسناد: استفاده از سیستم‌های مدیریت سند (Document Management System)
امکان ذخیره، دسته‌بندی و جستجوی بهینه اسناد را فراهم می‌کند. این سیستم‌ها قابلیت نمایش و دسترسی به اسناد را در هر زمان و هر مکان فراهم می‌کنند.
رمزنگاری و امنیت: برای حفاظت از اسناد دیجیتال، از روش‌های رمزنگاری و امنیتی استفاده می‌شود. که شامل استفاده از پسوردها، رمزنگاری فایل‌ها و سیستم‌های احراز هویت است که برای حفاظت از مدارک دیجیتالی بسیار ظروری است.
پشتیبان‌گیری منظم: اسناد دیجیتال باید به طور منظم پشتیبان‌گیری شوند تا در صورت بروز مشکلات فنی، از دسترسی به اطلاعات جلوگیری شود. نسخه پشتیبان معمولا بر روی یک حافظه خارجی نگهداری می‌شوند.
نکات مهم در هنگام بایگانی مدارک به صورت دیجیتال
استفاده از فرمت‌های استاندارد: اسناد باید در فرمت‌های قابل قبول و استاندارد ذخیره شوند تا به راحتی بازیابی شوند و در صورت نیاز به اشتراک گذاری با دیگر سیستم‌ها دچار مشکل نشوید. برخی از فرمت‌های معروف شامل PDF، DOCX و JPG هستند.
نگهداری مناسب: سرورها و سیستم مدیریت داده‌ها باید در محیط مناسب و ایمن نگهداری شوند. سیستم‌های ذخیره‌سازی با قابلیت ریدانس (Redundancy) و تهیه پشتیبان (Backup) مورد استفاده قرار می‌گیرند.
مراقبت از حریم خصوصی و امنیت: باید توجه شود که اطلاعات محفوظ مانده و از دسترسی غیرمجاز و ناخواسته محافظت شوند. استفاده از رمزنگاری قوی، احراز هویت دقیق و سیاست‌های امنیتی مشخص می‌تواند به حفاظت درست از اسناد دیجیتال کمک کند.
مدیریت عمر مفید: اسناد دیجیتال نیز مثل اسناد فیزیکی، ممکن است با گذر زمان دچار خرابی و قدیمی شوند. بنابراین، باید روی بروزرسانی و نگهداری مناسب از اسناد دیجیتال تمرکز کرد تا همیشه قابلیت دسترسی و بازیابی داشته باشند. گرفتن نسخه پشتیبان این مشکل را برطرف می‌کند.
آموزش به کارمندان: آموزش استفاده از نرم اسکنر و سیستم های مدیریت اطلاعات بیاد در دستور کار خود قرار دهید تا کارمندان شما برای تکمیل فرایندهای کاریشان دچار مشکل نشوند.
در نهایت، برای انتخاب روش مناسب بایگانی اسناد و مدارک، نیاز است که نیازها و شرایط خاص سازمان یا کارمندان سازمان را در نظر بگیرید. همچنین، ترکیبی از بایگانی فیزیکی و دیجیتال نیز ممکن است برای برخی موارد مفید باشد تا بهره‌وری و دسترسی آسان را فراهم کنند.
چرا بایگانی اسناد در سازمان‌ها اهمیت دارد؟
رعایت قوانین و مقررات: بسیاری از صنایع و سازمان‌ها متوجه شده‌اند که رعایت قوانین و مقررات مربوط به نگهداری و بازیابی اسناد حائز اهمیت است. برخی از قوانین و مقررات قابل اشاره عبارتند از حفظ حریم خصوصی، حفظ سوابق مالی، حفاظت از اطلاعات محرمانه و قوانین مربوط به حفظ اسناد قانونی.
دسترسی آسان و سریع: بایگانی منظم و سازماندهی اسناد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به راحتی و سریعاً به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند. این موضوع به افزایش بهره‌وری و کارایی در فرآیندهای روزمره سازمان کمک می‌کند.
حفظ اسناد تاریخی: برخی از اسناد سازمان‌ها ارزش تاریخی و تاریخچه‌ای دارند. برای حفظ و نگهداری این اسناد، باید بایگانی مدارک به خوبی انجام گیرد. این اسناد می‌توانند برای مطالعه تاریخی، تحقیقات، حقوقی و تاریخی سازمان مورد استفاده قرار گیرند.
مدیریت ریسک و جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات: اطلاعات قابلیت از دست رفتن دارند و بروز رویدادهای ناخواسته مانند سرقت، حادثه، خرابی سیستم و… بنابراین با بایگانی منظم و پشتیبان‌گیری از اسناد، سازمان‌ها می‌توانند ریسک از دست رفتن اطلاعات را کاهش داده و در صورت نیاز به بازیابی، از پشتیبان‌ها استفاده کنند.
ارتقای شفافیت و حسابرسی: بایگانی مناسب اسناد در سازمان‌ها بهبود شفافیت و حسابرسی را ممکن می‌کند. با قابلیت دسترسی به اسناد مربوطه، می‌توان به سادگی اطلاعات مورد نظر را تأیید و تحلیل کرد و همچنین در صورت لزوم آنها را به شخص دیگری ارائه داد.
مطالعه بیشتر
نکاتی برای خرید کلاسور
کلاسور ها برای سازماندهی و ذخیره اسناد و مدارک هستند. آنها در اندازه ها، متریال ها و طرح های مختلف تولید می‌شوند. در این مقاله، انواع مختلف کلاسور ها، مانند کلاسورهای دانشجویی و بایگانی را بررسی می‌کنیم.
نکات مهم برای خرید پوشه
پوشه‌های تولید شده توسط شرکت پرگه در انواع مختلفی طراحی و تولید می‌شوند، هر کدام با ویژگی‌ها و کاربردهای مخصوص به خود را دارند. حتما پبش از خرید پوشه این مطلب را مطلعه فرمایید.
روش های بایگانی اسناد و مدارک
بایگانی فرایندی است که به افراد و سازمان ها در سازماندهی و دسته بندی و نگهداری اسناد مرتبط کمک می‌کند.
