سازماندهی و بایگانی با انواع پوشه

وقتی نوبت به سازماندهی و بایگانی در فضای کاری می رسد، استفاده از انواع محصولات بایگانی از جمله  پوشه ها بسیار ضروری است. آنها نه تنها به شما کمک می کنند تا اسناد مهم را بایگانی کنید، بلکه از آنها در برابر آسیب یا از بین رفتن هم محافظت می کنید همچنین برای دسترسی به اطلاعات خاصی نیاز به زمان کمی دارید زیرا همه‌ی اسناد به صورت مدیریت شده در جای خود قرار گرفته اند.

معرفی انواع پوشه بایگانی

با وجود انواع مختلف پوشه‌های بایگانی موجود در بازار، تشخیص اینکه از کدام نوع پوشه استفاده کنید ممکن است کمی دشوار و گیج کننده باشد در این مطلب شما را با انواع پوشه بایگانی آشنا می‌کنیم:

خرید پوشه مقوایی

این مدل پوشه بایگانی معمولاً از مواد مقوایی بادوام ساخته می شوند و در اندازه های مختلفی هستند. آنها برای سازماندهی حجم زیادی از کاغذبازی در دسته ها یا پروژه های فردی مناسب هستند. همچنین می‌توان با برچسب گذاری آنها را دسته بندی کرد، یک مزیت خرید پوشه های مقوایی قیمت پایین آنها نسبت به دیگر انواع پوشه بایگانی است و برای هر موقعیتی مناسب هستند.

خرید پوشه های آویز دار

پوشه های آویز دار برای آویزان شدن از ریل های یک کمد فایل طراحی شده اند. آنها معمولاً دارای قلاب‌های فلزی هستند که به بالای پوشه متصل می‌شوند که آویزان کردن و جدا کردن آن از درون کشو آسان است. تصور کنید چندین پوشه معمولی دارید که باید آنها را در یک کشو قرار دهید تنها راهی که میتوان آنها را درون کشو قرار داد فقط در صورتیست که آنها را روی هم بچینید ولی با خرید پوشه آویز دار دسترسی به تمام پوشه ها با یک نگاه و بدون نیاز به جابجا کردن دیگر پوشه ها امکان پذیر است. پوشه‌‌ی بایگانی آویزدار برای ذخیره چندین پوشه در درون یک فایل یا کشو، کنار هم عالی هستند و به شما این امکان را می‌دهند اسناد مرتبط را در یک مکان گروه‌بندی کنید.

اکسپندینگ فایل

به لطف طراحی به سبک آکاردئونی، پوشه های اکسپندینگ می توانند با افزودن اسناد بیشتر گسترش یابند. آنها می توانند حجم بیشتری از کاغذها را نسبت به پوشه های استاندارد در خود جای دهند و برای ذخیره اسناد حجیم مانند اوراق قانونی یا قراردادها ایده آل هستند.

خرید پوشه گیره دار

پوشه های گیره دار یکی از پر طرفدار ترین انواع پوشه اداری و بایگانی هستند که در چند مدل و جنس مخلف تولید می‌شوند. معمولا جنس تمام پوشه های گیره دار پلاستیک مقاوم است و با جنس معمولی هم تولید می‌شوند.

همچنین بعضی از پوشه های گیره دار دارای گیره‌ای از بالا یا بغل هستند و در طراحی برخی از پوشه های گیره دار از دو گیره بهره برده شده که یکی برای کاغذ های بزرگ و یکی برای کاغذ هایی با سایز کوچکتر قابل استفاده هستند.

اما توجه داشته باشید که دو نوع گیره وجود دارد یکی حالت فلزی دارد و با آزاد کردن ضامن آن باز شده و امکان قرار دادن کاغذ ها را فراهم می‌کند و دیگری از جنس پلاستیک است و به صورت چرخشی باز و بسته می‌شود.

پوشه فایلی

پوشه‌های فایلی دارای یک زبانه در کنار پوشه هستند که آنها را برای استفاده در سیستم‌های قفسه‌بندی ایده‌آل می‌کند. وقتی پوشه‌ها ایستاده‌اند، زبانه‌ها را می‌توان به راحتی مشاهده کرد، که یافتن پوشه‌های خاص را آسان تر می‌کند.

پوشه های پلاستیکی

پوشه پلاستیکی بسیار پرکابرد هستند و قیمت مناسبی هم دارند. این پوشه ها هم بدون گیره و هم با گیره‌ی نگهدارنده، تولید می‌شوند. پوشه های پلاستیکی معمولی معمولا کارایی مشابه پوشه های مقوایی دارند.

خرید پوشه‌های طبقه‌بندی

پوشه‌های طبقه‌بندی برای سازماندهی مقادیر زیادی از کاغذ در دسته‌های مختلف طراحی شده‌اند. آنها دارای تقسیم کننده ها و تقسیم کننده های فرعی هستند که می توان از آنها برای ایجاد بخش ها در پوشه استفاده کرد. آنها برای سازماندهی پروژه های پیچیده یا فایل های مشتری ایده آل هستند.

کلیر بوک

کلیربوک یکی از جذاب ترین انواع مختلف پوشه‌ بایگانی است و به دلیل نوع  طراحی آن فقط برای بایگانی اسناد یا دسته بندی آنها استفاده نمی‌شود زیرا کلیر بوک در داخل خود دارای چندین بخش پلاستیکی شفاف برای قرار دادن کاغذه دارد که از این بخش های برای عکس ها و اطلاعات کاتالوگ یا چیدمان نت های موسیقی می‌توان استفاده کرد و برای همیشه فایل های مهم و ارزشمندمان هم محافظت می‌شوند و به راحتی قابل دسترسی و نمایش هستند.

معمولا کلیر بوک ها از 20 برگ تا 100 برگ و در دو سایز A4 , A5 در بازار موجود هستند. با خرید کلیر بوک های پرگه می‌توانید مجموعه اسناد و مدارک خود را یک جا در یک محافظ قدرتمند در کنار هم داشته باشید و دیگر نگران گم شدن و از بین رفتن آنها نباشید.

خرید پوشه دکمه دار

پوشه‌های دار دارای یک جیب داخلی هستند که می‌توانید کاغذها یا اسنادی را که باید در کنار هم نگهداری شوند، در آن ذخیره کنید.

پوشه های دکمه دار فقط در سایز A4 تولید نمیشوند و در سایز های کوچکتر  A5که برای فاکتورها و رسید ها مناسب باشند هم تولید شده که بنظر من خیلی کاربردی هستند. این پاکت های جیبی کوچکتر از گم شدن کاغذ های با بسیار کوچک در بین تعداد بسیاری از کاغذهای بزرگ جلوگیری خواهد کرد. بنابراین خرید پوشه بایگانی دکمه دار یکی از بهترین انتخاب ها برای بایگانی اسناد و مدارک در دفاتر و مراکز اداری دیگر است.

پوشه های پلی پروپیلن

پوشه های پلی پروپیلن از یک ماده پلاستیکی بادوام ساخته شده اند که در برابر آب هم مقاوم است. پوشه های پلی پروپیلن برای نگهداری اسنادی که نیاز به محافظت بیشتر در برابر رطوبت یا نشت دارند، ایده آل می کند. آنها برای استفاده در فضای باز یا برای نگهداری در مناطق مستعد رطوبت یا رطوبت مناسب هستند. اما اگر کیفیت و دوام این محصول برای شما جذاب است هیچ محدودیتی در خرید پوشه پلی پروپیلن ندارید.

جنس انواع پوشه بایگانی

پوشه های بایگانی در انواع مقوایی، پلاستیک متوسط شفاف و مات،  پلاستیک پلی پروپیلن تولید  عرضه می‌شوند. انتخاب نوع پوشه و کارایی آن همانقدر مهم است که جنس آن اهمیت دارد تصور کنید اگر شما در محیطی کار می‌کنید که امکان خراب شدن پوشه های مقوایی زیاد باشد و یا دوام و کارایی مورد نظرتان را نداشته باشد، دچار مشکل خواهید شد پس بهتر است پوشه های پلاستیکی، یا پوشه های پلی پروپیلن استفاده کنید.

در پایان، داشتن انواع پوشه بایگانی در فضای کاری می تواند به شما کمک کند تا فرایند سازماندهی و بایگانی اسناد مهم شرکت خود را راحت تر پیگیری کنید. از پوشه‌های مقوایی گرفته تا پوشه‌های پلی پروپیلن مقاوم در برابر آب، گزینه‌های زیادی متناسب با نیاز شما وجود دارد.