parge logo

معرفی لوازم بایگانی و راهنمای خرید ملزومات بایگانی

برای خرید هر وسیله ای باید در ابتدا با تنوع و ویژگی های هر محصول به خوبی آشنا شوید که در این مقاله هم تمام لوازم بایگانی و اداری را معرفی می‌کنیم که شامل: انواع پوشه، نگهدارنده مدارک، زونکن و کلیر بوک و جعبه بایگانی و محصولات دیگر می‌شود که تمام آنها را بررسی می‌کنیم، همچنین کارایی و ویژگی‌های هرکدام را ذکر می‌کنیم تا در هنگام خرید لوازم بایگانی دچار سردرگمی نشوید پس ما ما همراه باش…

راهنمای خرید ملزومات اداری

آشنایی با انواع لوازم بایگانی و اداری

 این مطلب به طور خلاصه تعدادی از ملزومات بایگانی پر مصرف و کاربردی را به شما معرفی می‌کنیم و امیدوارم که بعد از خواندن این مطلب با انواع لوازم بایگانی آشنا شده باشید و با خیال راحت خرید کنید پس ما من همرا باشید:

معرفی زونکن و کلاسور

زونکن ها ممکن است به اشتباه با عنوان کلاسور نیز شناخته شوند، اما با هم تفاوت هایی هم در ظاهر و هم از نظر کارایی دارند اما تقریبا می‌توان هر دو این محصول را با ویژگی های مشترک زیادی در نظر گرفت بنابراین زونکن و کلاسور هر دو. برای سازماندهی و ذخیره اسناد استفاده می شوند. جنس آنها معمولا پلاستیکی یا مقوایی است و زونکن ها با استفاده از مکانیزم اهرمی باز و بسته می‌شوند، مکانیزم اهرمی زونکن به کاربر این امکان را می دهد که محتویات فایل را فشرده کرده و در زمانی که فایل بسته است، امن نگه دارد. اما در ساخت و تولید کلاسور ها از این مکانیزم استفاده نشده است و با کشیدن حلقه ها یا با استفاده از یک دکمه، حلقه های نگهدارنده آن باز یا بسته می‌شود.

شباهت کلاسور و زونکن
معرفی کلاسور کلاسور دانشجویی

باید اشاره کرد که زونکن های بایگانی مدارک معمولا حجم بیشتری از مدارک را نگهداری می‌کنند و در به دلیل مقاوم تر بودن آنها قابل اطمینان تر هستند.

با این وجود کلاسور ها هم کاربرد های منحصر به خود را دارند برای مثال شما می‌توانید از یک کلاسور برای نگهداری مدارک شرکتی و اداری استفاده کنید اما با گذشت زمان تغییراتی در ظاهر و کارایی کلاسور ها اعمل کردند تا برای دانش آموزان و دانشجویان هم قابل استفاده باشد اما کلاسور های اداری بیشتر برای نگهداری از مدارک هستند با این نوع جدید که با نام دفترهای کلاسوری شناخته می‌شوند از لحاظ مقاومت و حجم نگهداری تفاوت دارند. 

زونکن و کلاسور در اندازه‌های مختلفی هستند، از اندازه کوچک که فقط چند صفحه را در خود جای می‌دهند تا فایل‌های بزرگ که می‌توانند صدها سند را ذخیره کنند. آنها معمولاً در دفاتر، مدارس و سایر سازمان‌هایی که نیاز به ذخیره و سازماندهی مقادیر زیادی کاغذ وجود دارد، استفاده می‌شوند. آنها به ویژه برای ذخیره اسنادی که باید به راحتی در دسترس باشند مفید هستند، زیرا به کاربر اجازه می دهند بدون نیاز به حذف آنها از فایل، صفحات را به سرعت ورق بزند.

به طور کلی، زونکن یک ابزار سازمانی همه کاره و کاربردی هستند که می‌توانند به شما کمک کنند تا مدارک و اسناد اداری را مرتب نگهداری کند و به راحتی در دسترس باشند.

معرفی کلیر بوک

کلیر بوک برای سازماندهی و ذخیره اسناد، یادداشت ها و سایر اوراق مهم استفاده می شود. کلیر بوک نوعی پوشه است که دارای چندین برگه پلاستیکی شفاف است شما با داشتن یک کلیر بوک می‌توایند ورقه هایی که هر کدام به تنهایی باید دیده شوند و از آنها به صورت تکی محافظت شود، را به خوبی به نمایش بگذارید کلر بوک ها در طیف وسیعی از اندازه ها و سبک ها، از A4 تا A5 و از طرح های تک جیبی تا چند جیبی موجود هستند.

برگه های پلاستیکی شفاف کلیر بوک، به شما این امکان را می‌دهد که محتویات هر برگه را بدون نیاز به باز کردن آن ببینید و دسترسی و بازیابی سریع سند مورد نیاز را آسان می‌کند. شفافیت پوشه همچنین از اسناد شما محافظت می کند و به شما امکان می دهد به راحتی آنها را بر اساس دسته یا موضوع آنها شناسایی و سازماندهی کنید.

کلر بوک ها معمولاً در مدارس، ادارات و مشاغل برای پیگیری سوابق، ارائه‌ها و گزارش‌ها، نگهداری نت های موسیقی و … استفاده می‌شوند. از آنها می توان برای به نمایش گذاشتن کاتالوگ هم استفاده کرد.

به طور کلی، کلیر بوک یک ابزار سازمانی کاربردی و همه‌کاره هستند که به ساده‌تر کردن فرآیندهای کاری شما کمک می‌کنند تا اسناد خود را مرتب و به راحتی در دسترس نگه دارید.

معرفی کلیر بوک کلر بوک چیست و چه کاربردی دارد

معرفی اکسپندینگ فایل

اکسپندینگ فایل یا نگهدارنده مدارک نوعی از لوازم بایگانی و اداری هستند که برای سازمان‌دهی و ذخیره‌سازی اسناد استفاده می‌شوند. آنها برای نگهداری تعداد زیادی کاغذ طراحی شده اند و برای استفاده شخصی و حرفه ای مفید هستند. نگهدارنده های مدارک معمولاً از یک جلد یا پوشه با چندین جیب به سبک آکاردئونی تشکیل شده اند تشکیل شده است که می توانند برای قرار دادن اسناد بیشتر بزرگ تر شوند.

اکسپندینگ فایل معمولاً از مواد مقاوم مانند وینیل، پلاستیک یا مقوا سخت شده ساخته می شوند تا از دوام و طول عمر آن اطمینان حاصل شود. جیب ها همچنین ممکن است دارای زبانه های کوچکی برای دسته بندی  باشند که شما هم می‌توانید با زدن برچسب مربوطه به سهولت مدارک خود را سازماندهی و مدیریت کنید.

اکسپندینگ فایل یا نگهدارنده مدارک برای سازماندهی اسناد مهم مانند قراردادها، رسیدها، فاکتورها و سایر کارهای اداری ایده آل هستند. آنها را می توان در تنظیمات مختلف از جمله دفاتر، مدارس و خانه ها استفاده کرد.

در مورد انواع اکسپندینگ فایل باید گفت که در دو مدل در شرکت پرگه تولید می‌شوند یک مدل به صورت ثابت و برای استفاده در دفتر کار یا مدارس و … مناسب است و مدل بعدی مانند کیف های اداری قابل حمل است و در صورتی که شما کارتان طوریست که باید مدارک زیادی را با خود حمل کنید مانند وکلا، این مدل را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

به طور کلی، اکسپندینگ فایل یا نگهدارنده مدرک ابزاری بسیار همه کاره و مفید برای هر کسی است که نیاز به سازماندهی و ذخیره حجم زیادی از اسناد به شیوه‌ی فشرده، مناسب و کاربردی است.

نکات مهم در هنگام خرید لوازم اداری و بایگانی

پس از آشنایی با انواع لوازم بایگانی بهترین راه خرید ملزومات بایگانی توجه با این 5 نکته است تا در خرید خود دچار مشکل نشوید:

  • اولین نکته، کیفیت لوازم بایگانی است. جعبه‌ها و پوشه‌ها و نگهدارنده های مدارک باید از مواد با کیفیت و قوی ساخته شده باشند تا بتوانند اسناد را در برابر خطراتی مانند رطوبت، گرد و غبار و آفتاب  و حتی آتش سوزی محافظت کنند
  • دومین نکته سایز و شکل لوازم بایگانی است که باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشید. تمام لوازم بایگانی مانند پوشه ها و کلاسور ها در اندازه های مختلف تولید و عرضه می‌شوند که برای نگهداری اسناد مختلفی کارایی دارند.برای مثال، پرونده‌های A4برای نگهداری فایل‌های معمولی به کار می‌روند،  در حالی که پرونده‌های A3 برای نگهداری نقشه‌ها  کاربرد دارند، حتی سایز A5 هم تولید می‌شود که برای نگهداری فاکتورها و رسید ها و کاغذهای کوچک کاربرد دارد تا در بین انبوه مدارک گم نشوند.
  • سومین نکته حجم نگهداری لوازم بایگانی است به طور مثال یک کلاسور 200 برگ است و یک کلاسور بزرگ تر  است و حجم مدارکی که می‌تواند نگهداری کند بیشتر است.
  • چهارمین نکته جنس لوازم بایگانی است که معمولاً از جنس پلاستیکی ساخته می‌شوند، اما ممکن است در برخی موارد از پلاستیک سخت تر و مقاوم تر یا فلزی یا کاغذ باشند. بهتر است در انتخاب جنس محصول مطابق با نیاز خود عمل کنید.
  • پنجمین نکته تعداد محصول است یعنی با توجه به تعداد محصولاتی که نیاز دارید، خرید کنید و از خرید اضافی جلوگیری کنید.

پس به طور کلی، انتخاب لوازم بایگانی مناسب برای نگهداری اسناد و مدارک، بستگی به حجم و نوع اسناد دارد. با توجه به نوع و حجم اسناد خود، می‌توانید آنها را در یکی از لوازم بایگانی فوق قرار دهید تا بهترین نتیجه را از حفظ آنها بگیرید.

جدیدترین نمونه های کلاسور، زونکن و اکسپندینگ فایل مدارک

مطالعه بیشتر

3 پاسخ

  1. خیلی ممنونم از مطلب خوب و کاملتون بسیار کمک کننده و جذاب بود. موفق و پیروز باشید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

« از شما همراه گرامی جهت بازدید از غرفه نمایشگاهی شرکت دعوت می نماییم »