سازماندهی فضای کاری با استفاده از اکسپندینگ فایل
یکی از راه های سودمندی که میتوانید دفتر کار خود را مدیریت و سازماندهی کنید و از آشفتگی خود و کارمندانتان جلوگیری کنید استفاده از نگهدارنده مدارک یا اکسپندینگ فایل است. شاید اسم این محصول را زیاد شنیده باشید و تصور کنید شبیه کلاسور یا زونکن عمل میکند اما اینطور نیست برای آشنایی بیشتر پیشنهاد میکنم معرفی اکسپندینگ فایل را مطالعه کنید و با کارایی های گستره آن آشنا شوید.
اما در این مطلب قصد دارم به شما کمک کنم و چند روش خلاقانه برای سازماندهی فضای کاری با استفاده از اکسپندینگ فایل به شما معرفی کنم:
دسته بندی اسناد
یکی از کاربردهای اکسپندینگ فایل برای دسته بندی اسناد مدارک و برگه های کاری شماست.
نگهدارنده مدارک به شما امکان می دهد اسناد مشابه را در کنار هم نگه دارید و برای پیدا کردن یک سند خاص مشکلی نداشته باشید و هم در وقت صرفه جویی کنید. میتوانید هر بخش از اکسپندینگ فایل را با دستههای مختلف مرتبط با کارتان برچسب گذاری کنید. برای مثال، اگر یک کسب و کار کوچک دارید، ممکن است بخش هایی برای فاکتورها، رسیدها، قراردادها و سایر اسناد مهم داشته باشید که سازماندهی فضای کاری با استفاده از اکسپندینگ فایل یکی از روش هاییست که بسیار پرطرفدار است.
ایجاد فایل پروژه یا مشتری
اگر روی چندین پروژه کار می کنید یا با مشتری های زیادی در ارتباط هستید، ایجاد یک بخش جداگانه برای آن پروژه می تواند مفید باشد. به این ترتیب، تمام اسناد و یادداشتهای مربوطه برای آن پروژه در یک مکان قرار میگیرند و دسترسی به هر چیزی را که نیاز دارید بدون نیاز به مرتبسازی اسناد دیگر آسان میکند. میتوانید هر بخشها نگهدارنده مدارک خود را با نام پروژه برچسبگذاری کنید یا حتی از برگههای دارای کد رنگی برای یافتن آسان آن استفاده کنید. به این ترتیب از اکسپندینک فایل برای سازماندهی محیط کاریتان بهره برده اید.
مدیریت هزینه های خود
در نهایت، می توانید از اکسپندینک فایل برای پیگیری هزینه های خود استفاده کنید. برای مثال بخشهای مختلف برای ذخیره رسیدها، صورتحسابها و قبض هادر نظر بگیرید و به این شکل برای دستههای مختلف هزینه، مانند هزینههای سفر، لوازم اداری، هزینه کارکنان و … را به راحتی مدیریت میکنید.
سازماندهی بر اساس تاریخ
راه دیگری برای استفاده از اکسپندینگ فایل، سازماندهی اسناد خود بر اساس تاریخ است. این ویژگی در صورتی بسیار مفید است که اسناد حساس به زمان زیادی مانند صورتحساب ها یا فاکتورها دارید. با قرار دادن آنها در یک نگهدارنده مدارک، به راحتی می توانید ببینید چه چیزی و چه زمانی باید پرداخت شود. همچنین می توانید از این روش برای پیگیری قرار ملاقات ها یا جلسات با سازماندهی اسناد خود بر اساس تاریخ رویداد استفاده کنید.
مدیریت کارهای روزانه و هفتگی
اکسپندینگ فایل اغلب دارای یک جیب جلویی هستند که میتوان از آن برای نگهداری کاغذهای یادداشت یا اقلام کوچک استفاده کرد. می توانید از این جیب برای نگه داشتن لیست کارهای روزانه یا هفته استفاده کنید. به این ترتیب، همیشه یادآوری خواهید داشت که چه وظایفی باید تکمیل شوند و می توانید بر این اساس کار خود را اولویت بندی کنید.
قابل حمل بودن اکسپندینگ فایل
اگر میخواهید اسناد خود را در هر زمانی همراه داشته باشید، یک اکسپندینگ فایل قابل حمل را در نظر بگیرید. معمولا این مدل نگهدارنده مدارک به شکل کیف هستند و به راحتی قابل حمل میباشند و در اندازه های مختلف تولید میشوند.
به این ترتیب، شما می توانید تمام اسناد مهم خود را در هر کجا که می روید همراه داشته باشید و می توانید از هر جایی کار کنید، برای مثال ملاقات با یک مشتری در کافی شاپ یا خارج از دفتر کار خود…
جمع بندی
به طور کلی، یک اکسپندینگ فایل یک ابزار بایگانی و اداری، مناسب سازماندهی محیط کاری همه کاره است که می تواند مطابق با نیازهای خاص شما ویژگی های متفاوتی داشته باشد. با استفاده از دستهبندیهای مختلف، فایلهای پروژه، سازماندهی بر اساس تاریخ، برنامه ریزی هفتگی و ..
مطالعه بیشتر
کلاسور دانشجویی چیست و چه ویژگی هایی دارد؟
از آنجایی که محصلان چندین کلاس، تکالیف را انجام می دهند، سازماندهی کردن این تکالیف میتواند یک چالش باشد. یکی از ابزارهایی که به دانشجویان کمک کند کلاسور دانشجویی است.
دفتر یا دفتر کلاسوری؟ کدام یک به صرفه تر است؟
این سوال ذهن بسیاری از دانشجویان و دانش آموزان رو مشغول کرده که انتخاب دفتر معمولی بهتر است یا دفترهای کلاسوری. در این مطلب به طور کامل توضیح دادهایم.
11راهکار برای بهتر شدن دکوراسیون محل کار
راهکارهای زیادی برای دکور کردن محیط های مختلف وجود داره اما ما در این مطلب با نگاه به نقش وسایل بایگانی- اداری توجه بیشتری داریم و راهکارهایی را پیشنهاد میدهیم.
