parge logo

سازماندهی فضای کاری با استفاده از اکسپندینگ فایل

یکی از راه های سودمندی که می‌توانید دفتر کار خود را مدیریت و سازماندهی کنید و از آشفتگی خود و کارمندانتان جلوگیری کنید استفاده از نگهدارنده مدارک یا اکسپندینگ فایل است. شاید اسم این محصول را زیاد شنیده باشید و تصور کنید شبیه کلاسور یا زونکن عمل می‌کند اما اینطور نیست برای آشنایی بیشتر پیشنهاد می‌کنم معرفی اکسپندینگ فایل را مطالعه کنید و با کارایی های گستره آن آشنا شوید.

اما در این مطلب قصد دارم به شما کمک کنم و چند روش خلاقانه برای سازماندهی فضای کاری با استفاده از اکسپندینگ فایل به شما معرفی کنم:

اکسپندینگ فایل چیست سازماندهی مدارک نگهدارنده مدارک
دسته بندی اسناد سازماندهی اسناد کاربردهای اکسپندینگ فایل

دسته بندی اسناد

یکی از کاربردهای اکسپندینگ فایل برای دسته بندی اسناد مدارک و برگه های کاری شماست.

نگهدارنده مدارک به شما امکان می دهد اسناد مشابه را در کنار هم نگه دارید و برای پیدا کردن یک سند خاص مشکلی نداشته باشید و هم در وقت صرفه جویی کنید. می‌توانید هر بخش از اکسپندینگ فایل را با دسته‌های مختلف مرتبط با کارتان برچسب گذاری کنید. برای مثال، اگر یک کسب و کار کوچک دارید، ممکن است بخش هایی برای فاکتورها، رسیدها، قراردادها و سایر اسناد مهم داشته باشید که سازماندهی فضای کاری با استفاده از اکسپندینگ فایل یکی از روش هاییست که بسیار پرطرفدار است.

ایجاد فایل پروژه یا مشتری

 اگر روی چندین پروژه کار می کنید یا با مشتری های زیادی در ارتباط هستید، ایجاد یک بخش جداگانه برای آن پروژه می تواند مفید باشد. به این ترتیب، تمام اسناد و یادداشت‌های مربوطه برای آن پروژه در یک مکان قرار می‌گیرند و دسترسی به هر چیزی را که نیاز دارید بدون نیاز به مرتب‌سازی اسناد دیگر آسان می‌کند. می‌توانید هر بخش‌ها نگهدارنده مدارک خود را با نام پروژه برچسب‌گذاری کنید یا حتی از برگه‌های دارای کد رنگی برای یافتن آسان آن استفاده کنید. به این ترتیب از اکسپندینک فایل برای سازماندهی محیط کاریتان بهره برده اید.

سازماندهی فضای کاری با استفاده از اکسپندینگ فایل کاربرد اکسپندینگ فایل

مدیریت هزینه های خود

در نهایت، می توانید از اکسپندینک فایل برای پیگیری هزینه های خود استفاده کنید. برای مثال بخش‌های مختلف برای ذخیره رسیدها، صورت‌حساب‌ها و قبض هادر نظر بگیرید و به این شکل برای دسته‌های مختلف هزینه، مانند هزینه‌های سفر، لوازم اداری، هزینه کارکنان و … را به راحتی مدیریت می‌کنید.

سازماندهی بر اساس تاریخ

راه دیگری برای استفاده از اکسپندینگ فایل، سازماندهی اسناد خود بر اساس تاریخ است. این ویژگی در صورتی بسیار مفید است که اسناد حساس به زمان زیادی مانند صورتحساب ها یا فاکتورها دارید. با قرار دادن آنها در یک نگهدارنده مدارک، به راحتی می توانید ببینید چه چیزی و چه زمانی باید پرداخت شود. همچنین می توانید از این روش برای پیگیری قرار ملاقات ها یا جلسات با سازماندهی اسناد خود بر اساس تاریخ رویداد استفاده کنید.

مدیریت کارهای روزانه و هفتگی

اکسپندینگ فایل اغلب دارای یک جیب جلویی هستند که می‌توان از آن برای نگهداری کاغذهای یادداشت یا اقلام کوچک استفاده کرد. می توانید از این جیب برای نگه داشتن لیست کارهای روزانه یا هفته استفاده کنید. به این ترتیب، همیشه یادآوری خواهید داشت که چه وظایفی باید تکمیل شوند و می توانید بر این اساس کار خود را اولویت بندی کنید.

قابل حمل بودن اکسپندینگ فایل

اگر می‌خواهید اسناد خود را در هر زمانی همراه داشته باشید، یک اکسپندینگ فایل قابل حمل را در نظر بگیرید. معمولا این مدل نگهدارنده مدارک به شکل کیف هستند و به راحتی قابل حمل می‌باشند و در اندازه های مختلف تولید می‌شوند.

به این ترتیب، شما می توانید تمام اسناد مهم خود را در هر کجا که می روید همراه داشته باشید و می توانید از هر جایی کار کنید، برای مثال ملاقات با یک مشتری در کافی شاپ یا خارج از دفتر کار خود…

جمع بندی

به طور کلی، یک اکسپندینگ فایل یک ابزار بایگانی و اداری، مناسب سازماندهی محیط کاری همه کاره است که می تواند مطابق با نیازهای خاص شما ویژگی های متفاوتی داشته باشد. با استفاده از دسته‌بندی‌های مختلف، فایل‌های پروژه، سازمان‌دهی بر اساس تاریخ، برنامه ریزی هفتگی و ..  

مطالعه بیشتر

زونکن یا کلاسور تفاوت زونکن و کلاسور

بررسی کامل تفاوت زونکن و کلاسور

زونکن lever arch file دارای ۲ حلقه به شکل D است و مکانیزم اهرمی دارد از طرف دیگر، کلاسور Ring Binder از 4 یا 5 حلقه‌ی فلزی دارد و برای باز کردن باید حلقه ها را به سمت خارج بکشید. بررسی تفاوت های زونکن و کلاسور:

مطالعه»

« از شما همراه گرامی جهت بازدید از غرفه نمایشگاهی شرکت دعوت می نماییم »